Kiedy prowadzisz małą firmę, zarządzanie codziennymi zadaniami biurowymi może być wyzwaniem. Będziesz miał wiele konkurujących ze sobą priorytetów i ograniczone zasoby. Znalezienie czasu na zarządzanie drukiem może wydawać się prawie niemożliwe. Łatwo jest postrzegać drukowanie jako drugorzędny priorytet lub coś, czym można się zająć, gdy ma się więcej czasu. Jest to jednak błąd, ponieważ nawet małe firmy nie mogą działać skutecznie bez przejrzystych i dobrze zorganizowanych dokumentów. Jeśli Twoje biurko jest zasypane papierami, istnieje kilka prostych sposobów na usprawnienie zarządzania drukiem: to nie jest tak trudne, jak myślisz! Te najważniejsze wskazówki pomogą Ci usprawnić system zarządzania drukiem oraz zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie.
Drukuj tylko to, czego potrzebujesz
Ta rada może wydawać się oczywista, ale drukowanie więcej niż potrzebujesz jest kosztownym i powszechnym błędem. Często ludzie drukują wszystko jako rzecz oczywistą - myśląc, że łatwiej będzie mieć papierową kopię, nawet jeśli jej nie potrzebują. Jeśli Twoi pracownicy drukują nadmiar materiałów, zachęć ich do zastanowienia się dwa razy przed naciśnięciem przycisku "drukuj". Jeśli papier jest naprawdę potrzebny, może uda się go zeskanować do formatu cyfrowego. Jeśli dany przedmiot będzie użyty tylko raz, rozważ poproszenie pracownika, aby zamiast tego napisał swoje notatki na maszynie. Co zrobić, gdy trzeba wydrukować wiele dokumentów naraz? Zadaj sobie pytanie, czy naprawdę musisz drukować te informacje. Jeśli nie, nie marnuj papieru i tonera. Po prostu pisz na maszynie swoje notatki, a wydrukowane materiały zachowaj na wypadek sytuacji awaryjnych.
Użyj cyfrowego systemu archiwizacji
Wydrukowane dokumenty mogą szybko stać się niezorganizowane i trudne do zarządzania. Na przykład, jeśli trzymasz wszystkie wydrukowane papiery w szufladzie lub na biurku, może być trudno szybko znaleźć to, czego szukasz. Jeśli Twoja firma generuje dużo materiałów drukowanych, rozważ przejście na cyfrowy system archiwizacji. Wiele programów biurowych oferuje cyfrowe systemy archiwizacji, które pozwalają na skanowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. To może być duża pomoc, jeśli chodzi o szybkie znalezienie odpowiednich dokumentów.
- Admin